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DSGVO
Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) HKG
Präambel
Die Heimbacher Kulturgesellschaft e.V. verarbeitet in vielfacher Weise automatisiert und nicht automatisiert personenbezogene Daten (z.B. im Rahmen der Vereinsverwaltung, der Organisation des Kultur- und Karnevalsbetriebes, der Öffentlichkeitsarbeit des Vereins). Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu gewährleisten, gibt sich der Verein die nachfolgende Datenschutzordnung.
§1 Verarbeitung personenbezogener Daten
1. Zur Erfüllung der satzungsgemäßen Aufgaben des Vereines werden unter Beachtung der rechtlichen Vorschriften, insbesondere der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sowie des Bundesdatenschutzgesetzes neue Fassung (BDSG) folgende personenbezogene Daten von Vereinsmitgliedern (und ggf. der gesetzlichen Vertreter) sowohl automatisiert als auch nicht automatisiert erhoben, genutzt, verarbeitet und gespeichert: Name, Adresse, Geburtsdatum, Bankverbindung, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Zeiten der Vereinszugehörigkeit und Vereinsaktivitäten. Dies gilt auch für Daten von Aktiven, die nicht Mitglied im Verein sind, sowie Senatoren, Sponsoren u. a., die zur Erfüllung der Vereinsaufgaben ebenfalls erhoben, genutzt, verarbeitet und gespeichert werden.
2. Der Verein verarbeitet die Daten unterschiedlicher Kategorien von Personen. Für jede Kategorie von betroffenen Personen wird im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ein Einzelblatt angelegt.
§2 Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und –listen
2. Listen von Mitgliedern oder Teilnehmern werden den jeweiligen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Verein (z.B. Vorstandsmitgliedern, Übungsleitern) insofern zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten.
3. Den Organen des Vereins, allen Mitgliedern oder sonst für den Verein Tätigen ist es untersagt, personenbezogene Daten unbefugt zu einem anderen als dem zur jeweiligen Aufgabenerfüllung gehörenden Zweck zu verarbeiten, bekannt zu geben, Dritten zugänglich zu machen oder sonst zu nutzen. Diese Pflicht besteht auch nach dem Ausscheiden des Mitglieds aus dem Verein fort.
4. Zur Wahrnehmung satzungsgemäßer Mitgliederrechte kann bei Verlangen der Vorstand gegen die schriftliche Versicherung, dass die Adressen nicht zu anderen Zwecken verwendet werden, Mitgliedern bei Darlegung eines berechtigten Interesses Einsicht in das Mitgliederverzeichnis gewähren.
5. Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Vereinsmitglieder nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt (Ausnahme siehe §2 Absatz 4). Die Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmer von Versammlungen und anderen Veranstaltungen zum Beispiel zum Nachweis der Anwesenheit eintragen, gilt nicht als eine solche Herausgabe.
§3 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit
2. Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher Veranstaltungen gemacht wurden, erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten Personen. Die Einwilligung kann jederzeit beim geschäftsführenden Vorstand widerrufen werden.
3. Auf der Internetseite des Vereins werden die Daten der Mitglieder des geschäftsführenden Vorstands, mit Vorname, Nachname, Funktion, E-Mail-Adresse und Telefonnummer veröffentlicht.
§4 Zuständigkeit für die Datenverarbeitung im Verein
2. Der 1. Vorsitzende stellt sicher, dass Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO geführt und die Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO erfüllt werden. Er ist für die Beantwortung von Auskunftsverlangen von betroffenen Personen zuständig.
3. Der 1. Vorsitzende ist für die Einhaltung der Datenschutz- bestimmungen im Zusammenhang mit Online-Auftritten verantwortlich.
§5 Kommunikation
1. Für die Kommunikation per E-Mail richtet der Verein einen vereinseigenen E-Mail-Account ein, der im Rahmen der vereinsinternen Kommunikation ausschließlich zu nutzen ist.
2. Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem ständigen Kontakt per E-Mail untereinander stehen und/oder deren private E-Mail-Accounts verwendet werden, sind die E-Mail-Adressen als „bcc“ zu versenden.
§6 Verpflichtung auf die Vertraulichkeit
Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Verein, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben (z.B. Mitglieder des Vorstands, Übungsleiterinnen und Übungsleiter), sind auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten zu verpflichten.
§7 Mitteilungspflicht der Mitglieder
Die Mitglieder haben die Pflicht, dem Verein Änderungen in ihren persönlichen Verhältnissen schriftlich mitzuteilen. Dazu gehört insbesondere die Mitteilung von Anschriftenänderungen, die Änderung der Bankverbindung sowie Mitteilung von persönlichen Veränderungen, die für das Beitragswesen relevant sind (z. B. Erreichen des 18. Lebensjahres). Nachteile, die dem Mitglied durch Unterlassen dieser Informationen entstehen, gehen nicht zu Lasten des Vereins, wohingegen ein dem Verein dadurch entstehender Schaden vom Mitglied ersetzt werden muss. Die Änderungen sind innerhalb von 4 Wochen an den 1. Vorsitzenden weiterzuleiten.
§8 Betroffenenrechte
2. Bei Beendigung der Mitgliedschaft werden personenbezogene Daten gelöscht, sobald ihre Kenntnis nicht mehr erforderlich ist. Daten, die einer gesetzlichen oder satzungsmäßigen Aufbewahrungspflicht unterliegen, werden für die weitere Verwendung gesperrt und nach Ablauf der Aufbewahrungspflicht gelöscht.
3. Jedes Mitglied hat das Recht, sich bei der zuständigen Aufsichts- behörde zu beschweren. (s. §11 Absatz 2)
§9 Datenspeicherung für die Vereinschronik
Für die Vereinschronik können personenbezogene Daten, die ausschließlich in der Chronik verwandt werden, ohne zeitliche Begrenzung gespeichert werden. Diese Daten sind in der Regel nur dem geschäftsführenden Vorstand zugänglich. Zwecks Veröffentlichung der Chronik zu Jubiläen oder anderen Veranstaltungen können Name, Tätigkeit und Zeitraum der Tätigkeit verwendet werden.
§10 Sicherheit und Verstöße
1. Die vereins- und personenbezogenen Daten werden durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen vor dem Zugriff Dritter geschützt.
2. Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Vereins dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung, -nutzung oder –weitergabe ist untersagt. Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und insbesondere gegen diese Datenschutzordnung können gemäß den Sanktionsmitteln, wie sie in der Satzung vorgesehen sind, geahndet werden.
§11 Verhalten bei Datenpannen
2. Zuständige Aufsichtsbehörde ist: Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz, Postfach 30 40, 55020 Mainz
§12 Inkrafttreten
Diese Datenschutzordnung wurde durch den Vorstand des Vereins am 26.10.2019 beschlossen und tritt mit Veröffentlichung auf der Homepage des Vereins in Kraft.
Allgemeiner Hinweis und Pflichtinformationen
Benennung der verantwortlichen Stelle
Die verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:
Heimbacher Kulturgesellschaft e.V.
Paul Wenz
Hohlweg 13
55779 Heimbach
info@besenbinder-hkg.de
Die verantwortliche Stelle entscheidet allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten (z.B. Namen, Kontaktdaten o. Ä.).
1. Widerruf Ihrer Einwilligung zur Datenverarbeitung
Nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung sind einige Vorgänge der Datenverarbeitung möglich. Ein Widerruf Ihrer bereits erteilten Einwilligung ist jederzeit möglich. Für den Widerruf genügt eine formlose Mitteilung per E-Mail. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung bleibt vom Widerruf unberührt.
2. Recht auf Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde
Als Betroffener steht Ihnen im Falle eines datenschutzrechtlichen Verstoßes ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu. Zuständige Aufsichtsbehörde bezüglich datenschutzrechtlicher Fragen ist der Landesdatenschutzbeauftragte des Bundeslandes, in dem sich der Sitz unseres Unternehmens befindet. Der folgende Link stellt eine Liste der Datenschutzbeauftragten sowie deren Kontaktdaten bereit: https://www.bfdi.bund.de/DE/Infothek/Anschriften_Links/anschriften_links-node.html.
3. Recht auf Datenübertragbarkeit
Ihnen steht das Recht zu, Daten, die wir auf Grundlage Ihrer Einwilligung oder in Erfüllung eines Vertrags automatisiert verarbeiten, an sich oder an Dritte aushändigen zu lassen. Die Bereitstellung erfolgt in einem maschinenlesbaren Format. Sofern Sie die direkte Übertragung der Daten an einen anderen Verantwortlichen verlangen, erfolgt dies nur, soweit es technisch machbar ist.
4. Recht auf Auskunft, Berichtigung, Sperrung, Löschung
Sie haben jederzeit im Rahmen der geltenden gesetzlichen Bestimmungen das Recht auf unentgeltliche Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten, Herkunft der Daten, deren Empfänger und den Zweck der Datenverarbeitung und ggf. ein Recht auf Berichtigung, Sperrung oder Löschung dieser Daten. Diesbezüglich und auch zu weiteren Fragen zum Thema personenbezogene Daten können Sie sich jederzeit über die im Impressum aufgeführten Kontaktmöglichkeiten an uns wenden.
5. SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung
Aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte, die Sie an uns als Seitenbetreiber senden, nutzt unsere Website eine SSL-bzw. TLS-Verschlüsselung. Damit sind Daten, die Sie über diese Website übermitteln, für Dritte nicht mitlesbar. Sie erkennen eine verschlüsselte Verbindung an der „https://“ Adresszeile Ihres Browsers und am Schloss-Symbol in der Browserzeile.
6. Server-Log-Dateien
In Server-Log-Dateien erhebt und speichert der Provider der Website automatisch Informationen, die Ihr Browser automatisch an uns übermittelt. Dies sind:
Besuchte Seite auf unserer Domain
Datum und Uhrzeit der Serveranfrage
Browsertyp und Browserversion
Verwendetes Betriebssystem
Referrer URL
Hostname des zugreifenden Rechners
IP-Adresse
Es findet keine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen statt. Grundlage der Datenverarbeitung bildet Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, der die Verarbeitung von Daten zur Erfüllung eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen gestattet.
7. Kontaktformular
Per Kontaktformular übermittelte Daten werden einschließlich Ihrer Kontaktdaten gespeichert, um Ihre Anfrage bearbeiten zu können oder um für Anschlussfragen bereitzustehen. Eine Weitergabe dieser Daten findet ohne Ihre Einwilligung nicht statt.
Die Verarbeitung der in das Kontaktformular eingegebenen Daten erfolgt ausschließlich auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Ein Widerruf Ihrer bereits erteilten Einwilligung ist jederzeit möglich. Für den Widerruf genügt eine formlose Mitteilung per E-Mail. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitungsvorgänge bleibt vom Widerruf unberührt.
Über das Kontaktformular übermittelte Daten verbleiben bei uns, bis Sie uns zur Löschung auffordern, Ihre Einwilligung zur Speicherung widerrufen oder keine Notwendigkeit der Datenspeicherung mehr besteht. Zwingende gesetzliche Bestimmungen - insbesondere Aufbewahrungsfristen - bleiben unberührt.
8. Speicherdauer von Beiträgen und Kommentaren
Beiträge und Kommentare sowie damit in Verbindung stehende Daten, wie beispielsweise IP-Adressen, werden gespeichert. Der Inhalt verbleibt auf unserer Website, bis er vollständig gelöscht wurde oder aus rechtlichen Gründen gelöscht werden musste.
Die Speicherung der Beiträge und Kommentare erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Ein Widerruf Ihrer bereits erteilten Einwilligung ist jederzeit möglich. Für den Widerruf genügt eine formlose Mitteilung per E-Mail. Die Rechtmäßigkeit bereits erfolgter Datenverarbeitungsvorgänge bleibt vom Widerruf unberührt.
9. Cookies
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13. Widerspruch gegen die Datenerfassung
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16. Google AdWords und Google Conversion-Tracking
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Einzelheiten zu Google AdWords und Google Conversion-Tracking finden Sie in den Datenschutzbestimmungen von Google: https://www.google.de/policies/privacy/.
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Einzelheiten über Google Web Fonts finden Sie unter: https://www.google.com/fonts#AboutPlace:about und weitere Informationen in den Datenschutzbestimmungen von Google: https://policies.google.com/privacy/partners?hl=de
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